S přijetím zákona o ochraně oznamovatelů se v organizacích objevila nová klíčová funkce – Příslušná osoba. Tato role ale není jen formálním označením. Naopak. Je pevně zakotvena v legislativě a nese s sebou konkrétní odpovědnosti, které není radno podceňovat.
Kdo je Příslušná osoba a jakou má úlohu?
Příslušná osoba je fyzická osoba, která má na starosti příjem, vyhodnocení a řešení oznámení podaných v rámci vnitřního oznamovacího systému. Jde o zásadní roli, protože správné fungování systému ochrany oznamovatelů začíná právě u ní.
Zákon č. 171/2023 Sb. definuje nejen to, kdo může být do této pozice určen, ale také jakým způsobem má Příslušná osoba postupovat při zpracování oznámení. Zajišťuje ochranu důvěrnosti, komunikaci s oznamovatelem i návrhy nápravných opatření.
Jaké povinnosti Příslušná osoba má?
Tato role není symbolická. Zákon jasně stanovuje, že Příslušná osoba musí:
- přijímat oznámení písemně, ústně a případně osobně,
- potvrdit přijetí oznámení do 7 dnů,
- do 30 dnů poskytnout vyrozumění o výsledku posouzení,
- zachovávat mlčenlivost a chránit totožnost oznamovatele,
- navrhovat opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu.
Opomenutí nebo nesprávné splnění těchto povinností může vést k osobní pokutě až do výše 100 000 Kč.
Kdo se může stát Příslušnou osobou?
Příslušná osoba musí být zletilá, plně svéprávná a bezúhonná. Zákon nevyžaduje, aby šlo o interního zaměstnance – tuto roli může plnit například advokát, odborný poradce nebo externí dodavatel služby.
V každém případě je však nezbytné, aby měla nejen formální předpoklady, ale také znalosti a prostředky potřebné k odpovědnému výkonu své funkce.
Nejčastější chyby a nedostatky v praxi
Z praxe vyplývá, že mnoho organizací určí Příslušnou osobu pouze formálně – bez dostatečného zaškolení, bez podpory a často i bez přístupu k nástrojům, které by jí umožnily svou roli naplňovat.
Výsledkem bývá ztráta důvěry zaměstnanců, nedodržení zákonných lhůt nebo riziko sankcí.
Zásadní problém nastává tehdy, když Příslušná osoba neví, jak zpracovat oznámení, nebo se k němu vůbec nedostane. Proto je klíčové vytvořit prostředí, ve kterém může svou funkci vykonávat kvalitně, bezpečně a v souladu se zákonem.
Jak v tom může pomoci Q.VOS
Aby se Příslušná osoba mohla věnovat své agendě efektivně, je důležité mít kvalitní oznamovací systém.
A právě tím je digitální platforma Q.VOS, která:
- umožňuje bezpečné podání oznámení (i anonymně),
- upozorňuje na lhůty a stav jednotlivých případů,
- zajišťuje ochranu dat a důvěrnosti,
- poskytuje nástroje pro přehledné zpracování a dokumentaci.
S Q.VOS má Příslušná osoba jistotu, že plní své zákonné povinnosti jednoduše, systematicky a bez zbytečného rizika.
Role, která vyžaduje důvěru i kompetenci
Zřízení oznamovacího systému není jen administrativní povinnost. Je to příležitost vybudovat kulturu důvěry a odpovědnosti. A v jejím středu stojí právě Příslušná osoba.
Je-li tato role nastavena správně, může být nejen ochráncem zákonnosti, ale i partnerem pro zaměstnance a posilou pro celé vedení.
A to už rozhodně stojí za pozornost.
🔹 Chcete mít jistotu, že vaše organizace splňuje všechny povinnosti podle zákona?
🔹 Hledáte funkční a jednoduché řešení pro vnitřní oznamovací systém?
👉 Navštivte www.qvos.cz nebo nás kontaktujte ZDE rádi vám pomůžeme.