Vyřeště zákon o ochraně oznamovatelů

Whistleblowing označuje situaci, kdy určitá osoba upozorní na protiprávní, neetické či jinak nevhodné jednání ve svém okolí. Typicky se jedná o případy, jako je korupce, ohrožení zdraví a bezpečnosti osob nebo poškozování životního prostředí.

Hlavním smyslem whistleblowingu je předcházet škodám - ať už na zdraví, majetku, životním prostředí či veřejných financích. Vedle toho má whistleblowing pozitivní dopad i na samotné organizace: pomáhá budovat kulturu důvěry, etického chování a otevřené komunikace, přispívá k reputační ochraně a může představovat významnou konkurenční výhodu.

Ochrana oznamovatelů je právní rámec, který zajišťuje bezpečí a podporu osobám, jež upozorní na protiprávní nebo neetické jednání. Vychází ze směrnice EU a českého zákona o ochraně oznamovatelů.

Oznamovatel totiž často riskuje ohrožení své kariéry nebo osobního života - například hrozbu výpovědi, přeložení, snížení platu nebo jiných forem odvetného chování. Právě proto je klíčové zajistit jim ochranu před jakoukoli formou odplaty a umožnit bezpečné hlášení.

Jde o systém, který zaměstnancům a dalším osobám umožňuje bezpečně nahlásit podezření na protiprávní jednání v organizaci. Zákon o ochraně oznamovatelů ukládá jeho zavedení firmám s více než 50 zaměstnanci, veřejným institucím a subjektům v určitých oblastech (např. finance, doprava, ekologie). Zákon je v ČR účinný od 1. srpna 2023.

Systém musí zajistit důvěrnost, bezpečnost a možnost podat oznámení i anonymně.

Whistleblowing má zásadní společenský i ekonomický přínos. Pomáhá chránit veřejné zájmy a bývá klíčovým nástrojem v boji proti korupci.

Firmám přináší zdravější a transparentnější pracovní prostředí, posiluje důvěru zaměstnanců, zvyšuje loajalitu a pomáhá včas odhalit problémy, které by jinak vedly k finančním ztrátám nebo poškození reputace.

Velmi jednoduše. Zaměstnanec nebo jiná oprávněná osoba vyplní online formulář na svém telefonu či počítači, rozhodne se, zda chce zůstat v anonymitě, a odešle oznámení. Následně může komunikovat s příslušnou osobou - a to stále anonymně, přímo prostřednictvím platformy Q.VOS.

Vnitřní oznamovací systém zavede zaměstnavatel, který je:

• a) veřejným zadavatelem podle zákona o zadávání veřejných zakázek, s výjimkou těch, kteří zaměstnávají méně než 50 zaměstnanců a obce s méně než 10 000 obyvateli.
• b) zaměstnavatelem, který v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnával v průměru nejméně 50 zaměstnanců, nebo
• c) zaměstnavatelem vykonávajícím činnost v oblasti finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů, daní, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, veterinární ochrany a ochrany spotřebitele.

• 1) Zavedení interního oznamovacího systému - musí umožňovat anonymní podání i bezpečnou správu oznámení.
• 2) Proškolit zaměstnance - Cílem školení je komplexně seznámit účastníky s problematikou interního systému pro oznamování protiprávního jednání a ochrany oznamovatelů (whistleblowingu) v podnikové praxi, a to jak z hlediska tzv. best practice v rámci korporátní compliance, tak i z hlediska stávající i připravované nové právní úpravy.
• 3) Jmenovat příslušnou osobu - Jmenovat příslušnou osobu (možnost externího dodavatele), která bude spravat pro danou firmu vnitřní oznamovací systém. Příslušnou osobou může být jen osoba bezúhonná, zletilá a plně svéprávná, jejíž znalosti, zkušenosti a morální vlastnosti jsou předpokladem, že bude práva a povinnosti podle tohoto zákona řádně vykonávat.

Zajištění nezávislosti a samostatnosti je důležitou podmínkou. Systém musí být oddělený od běžných komunikačních kanálů, například firemních e-mailů.

Musí být navržen tak, aby chránil identitu oznamovatelů, bránil přístupu neoprávněných osob a zajišťoval úplnost uchovávaných informací. Q.VOS tyto požadavky naplňuje díky šifrované infrastruktuře a oddělenému provozu.

Ano. Pokud zaměstnavatel nezavede vnitřní oznamovací systém, přestože mu to zákon o ochraně oznamovatelů ukládá, může mu být uložena pokuta až do výše 1 000 000 Kč. Stejná sankce hrozí i v případě, že systém není funkční nebo neodpovídá zákonným požadavkům.

Pokuta až 1 000 000 Kč hrozí rovněž tehdy, pokud se zaměstnavatel dopustí odvetného opatření vůči oznamovateli - tedy jednání, které je důsledkem oznámení a poškozuje oznamovatele nebo zasahuje do jeho práv či oprávněných zájmů. Naopak fyzické osobě, která vědomě podá nepravdivé oznámení, může být uložena pokuta až 50 000 Kč.

Q.VOS je navržen tak, aby byl maximálně jednoduchý na zavedení. Spuštění systému zabere jen několik minut a nevyžaduje zásah vašeho IT oddělení.

Jedná se o softwarové řešení, které umožňuje podávat a spravovat oznámení bezpečným způsobem. Příslušná osoba má k dispozici administrativní rozhraní, kde může přijímat podněty, komunikovat s oznamovateli a vést auditní záznamy - vše v souladu s legislativou o ochraně oznamovatelů.