V roce 2023 vstoupil v platnost zákon o ochraně oznamovatelů, který ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém všem organizacím s více než 50 zaměstnanci a dalším vybraným subjektům. I když to na první pohled může vypadat jako další administrativní zátěž, správně nastavený vnitřní oznamovací systém představuje nejen splnění zákonné povinnosti, ale i nástroj pro posílení důvěry, transparentnosti a firemní kultury.
V tomto článku vám krok za krokem ukážeme, jak celý proces zvládnout bez stresu, efektivně a v souladu se zákonem.
📌 Krok 1: Ujasněte si, zda máte povinnost systém zavést
Povinnost se týká:
- všech zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají v průměru více než 50 zaměstnanců,
- veřejných zadavatelů dle zákona o veřejných zakázkách,
- organizací působících ve vybraných oblastech (např. finance, doprava, životní prostředí, IT bezpečnost).
Pokud do této kategorie patříte , vnitřní oznamovací systém je pro vás povinný. Ale i menší firmy ho mohou zavést dobrovolně – čímž si často zlepší vztahy uvnitř týmu i reputaci navenek.
💡 Krok 2: Rozhodněte se, zda systém vytvoříte interně nebo využijete digitální řešení
Máte dvě možnosti:
- vytvořit si systém na míru (např. pomocí e-mailu, fyzické schránky, osobních schůzek),
- využít hotové digitální řešení, jako je Q.VOS – které splňuje požadavky zákona, umožňuje anonymitu a výrazně usnadňuje správu.
Zákon nevyžaduje konkrétní formu, ale klade důraz na důvěrnost, bezpečnost, přístupnost a funkčnost. A právě s tím digitální vnitřní oznamovací systém výrazně pomáhá.
👩⚖️ Krok 3: Určete Příslušnou osobu
Každý vnitřní oznamovací systém musí mít určenou tzv. Příslušnou osobu, která:
- přijímá a vyhodnocuje oznámení,
- komunikuje s oznamovateli,
- navrhuje nápravná opatření,
- vede dokumentaci a dodržuje zákonné lhůty.
Příslušná osoba musí být bezúhonná, plně svéprávná a zletilá. Může to být interní zaměstnanec, ale i externí odborník (např. právník nebo specializovaná firma).
✉️ Krok 4: Nastavte formu podávání oznámení
Zákon požaduje, aby oznámení šla podat:
- písemně (např. formulář, e-mail),
- ústně (telefonicky nebo nahrávkou),
- osobně – na žádost oznamovatele.
Digitální vnitřní oznamovací systém by měl umožnit všechny tyto varianty, nebo aspoň jejich kombinaci, a zároveň garantovat důvěrnost a možnost anonymního hlášení.
🗣️ Krok 5: Seznamte zaměstnance s možností oznamování
Každý zaměstnanec by měl:
- vědět, že existuje vnitřní oznamovací systém,
- rozumět, jakým způsobem může oznámení podat,
- mít jistotu, že mu nehrozí odveta.
Proto je důležité zaměstnance proškolit a informace o systému transparentně sdílet – ideálně na intranetu, nástěnce nebo ve vnitřní směrnici.
🛡️Krok 6: Zajistěte ochranu identity oznamovatelů
Bez důvěry systém nefunguje. Zákon přikazuje chránit identitu oznamovatele a všech osob, které se na oznámení podílely. To zahrnuje:
- zabezpečené technické řešení,
- omezený přístup k datům,
- šifrování komunikace,
- a jasné postupy pro práci s podněty.
Q.VOS například umožňuje komunikaci s oznamovatelem i v případě, že zůstane anonymní – což významně zvyšuje důvěru v systém.
🧾 Krok 7: Nastavte procesy a dokumentaci
Zákon stanoví konkrétní lhůty:
- potvrzení o přijetí oznámení do 7 dnů,
- vyrozumění o výsledku do 30 dnů (s možností prodloužení).
Všechny kroky musí být evidované a připravené pro případ kontroly ze strany úřadů.
Digitální vnitřní oznamovací systém, jako je Q.VOS, vás na termíny automaticky upozorní a všechny záznamy bezpečně uloží.
🔁 Krok 8: Průběžně systém vyhodnocujte a vylepšujte
Zavedením to nekončí. Jednou ročně doporučujeme:
- zhodnotit funkčnost systému,
- provést revizi směrnic,
- aktualizovat školení,
- a zajistit zpětnou vazbu od příslušné osoby i zaměstnanců.
Umožníte tak systému růst spolu s firmou a zachovat si smysluplnost.
✅ Shrnutí: Nástroj, který přináší víc než splnění zákona
Vnitřní oznamovací systém není jen zákonnou povinností. Je to šance, jak budovat otevřenější firemní kulturu, zlepšit komunikaci a předejít problémům dřív, než přerostou v krizovou situaci.
A pokud chcete ušetřit čas, stres i náklady – Q.VOS je připravený splnit vše za vás. Bez IT zásahů, s důrazem na bezpečnost, anonymitu i jednoduchost.
🟢 Zavádíte vnitřní oznamovací systém?
Vyzkoušejte Q.VOS – jednoduché a bezpečné řešení, které splňuje všechny zákonné požadavky.
👉 Zjistit více o Q.VOS nebo přímo na www.quartex.cz